RusRule Financial Broadcasting: 什麼才是一個好的董事會?

就像很多小朋友都喜歡問, “獅子和老虎哪一個比較厲害?”一樣. 談到公司經營,很多人也不免好奇, 總經理和董事長到底哪一個才是公司裡權力最大的人?

會有這樣疑問的人除了可能不太了解公司內部的運作外, 主要還是和台灣企業多半是所有權和經營權合一有很大關係, 所以大家常會看到有的公司是太太擔任董事長, 先生擔任總經理, 或是爸爸擔任董事長, 兒子擔任總經理, 當然還有更多的是董事長和總經理都由同一個人擔任. 所以在說明什麼是好的董事會前, 我想先用簡單的例子說明董事會和總經理團隊工作的區別.

現代不少人居住在大樓裡, 社區裡有二個大家很常接觸的單位. 一個是管理的物業公司, 另一個是管委會. 二者的差別大家可能都知道, 管委會是由社區住戶選舉產生, 主要是代表所有住戶出面協調和決定社區共同的事務, 而物業公司則是外聘的，負責處理社區內例行的事務, 例如代收包裹、社區清潔或是訪客登記..等, 通常管理愈大型社區的物業公司團隊分工會愈細膩, 除了有總幹事外, 還有財會祕書、水電修繕和警衛等人員, 每個月物業公司會針對物業費和大樓相關支出作成財報後向管委會請款, 這些費用經過主委和財委同意後撥款, 並經過監委簽名同意後作成社區公告, 讓所有住戶了解社區經費的運用情況。相對的, 管委會的工作是定期開會, 針對住戶反應、最新政策, 或是是否要增建或是改善社區工程..等進行討論. 最後管委會會議紀錄通常會和社區財務報告一起貼在社區公佈欄內供住戶了解. 同時管委會每一年還有一個重要工作, 就是召開住戶大會, 向所有住戶報告一年來工作概況並聽取住戶意見. 最後, 管委會和物業公司還有一個很大的差別, 通常管委會有權決定聘用哪一家物業公司, 因此代表物業公司的總幹事理所當然要聽管委會的話.

從上面例子應該可以清楚地了解, 如果把社區當成一家公司. 住戶大會就是股東大會. 管委會如同董事會, 主委就是董事長, 而物業公司就是代表經營方, 總幹事就是社區的總經理。當然這個例子再延伸還有許多演化, 例如不少大型社區因為利益龐大, 經常委員或是主委本身就是物業公司或相關工程的業者, 或者住戶愈多要凝結愈不容易, 所以管委會常被特定人士把持..等等.

了解了董事會和經營團隊的分工後, 讓我們再沿用這個例子, 不妨問問自己什麼才是一個好的管委會? 就一個住戶來說, 好的管委會應該至少有以下條件:

l 傾聽住戶意見注重平衡每個住戶的權益 (平等對待大小股東重視股東權益)

l 監督物業公司避免不必要浪費及提高社區服務品質 ( 監督經營團隊把關公司財務為公司創造最大收益)

l 資訊透明公開讓每位住戶了解社區最新情況 (資訊充份揭露讓股東了解公司情況)

l 落實住戶公約確保住戶環境品質並能增進社區價值 (確保公司經營團隊尊守法令和公司章程確保股東權益並希望能帶動公司成長為股東創造更大收益)

l 辦理社區活動連絡社區情感 (帶動公司投入社會建立企業社會責任)

l 針對社區重大支出和物業公司的遴選以及所需費用的合理性, 除了管委能基於為住戶謀求最大福利前提下進行評估外, 最好還能邀請社區和外面其他專業人士組成委員會共同參與評估。(薪酬委員會與提名委員會)

接下來再把這個問題延伸, 請問一下要建立一個好的管委會, 你覺得對於管理委員的要求應該是什麼?

1. 各委員除了本身有熱心參與公共事務外, 應該對社區有一定了解. 或者願意認真學習了解社區現況

2. 主委或是各委員願意傾聽住戶意見, 並能整合及調解住戶間不同意見, 而不是自以為是, 剛愎自用

3. 具有專業性, 例如主委應該熟知整個社區、擅長溝通協調, 財委最好本身有財會的經驗, 採購委員熟知市場行情、擅長比價殺價..等.

4. 擔任監委的住戶應該堅守獨立公正原則, 認真為其他住戶把關, 不應該只是一昧想配合主委在報表上簽名了事, 如果社區夠大, 最好有二名以上監委能夠獨立作業, 對於社區費用支出、工程驗收等各項工作進行查核

5. 清廉正直, 作決策時能以住戶利益或是整個社區最大利益作為考量, 而不是把個人利益擺優先

綜合以上, 簡單地說一個好的管委會就是能夠照顧並平衡各住戶利益、監督並領導物業公司, 進而提高社區價值, 並能夠增進住戶間的情誼交流, 讓每個住戶都能住得安心舒適外, 還能讓社區不動產增值。那麼要如何建立一個好的管委會呢? 條件就是每位委員都能秉持著我也是社區的一份子, 社區環境好, 我也跟著好. 除了本身對社區事務願意積極投入外, 每位委員都應有其獨立性和專業性, 甚至針對社區重大支出和重要事項評估時, 能適時引進其他專業人士共同參與評估, 透過透明化的流程, 讓每位住戶都能清楚了解所在社區的事務。